Bien utiliser le courrier electronique

Quelques rappels inutiles ?

Il est sans doute inutile de le rappeller mais comme dans tout échange entre 2 personnes il est de bon ton:

N'oubliez pas que vos messages sont quelquefois la seule image que votre correspondant à de vous.

Un petit exemple de message auquel on a immédiatement envie de répondre et qui donne une bonne image de l'emeteur:

Date: Thu, 10 Apr 2003 14:21:09 -0400
From: "Claude" <claude@GrosseSociete.Com>
To: "Support" <support@example.com>
Subject: (aucun objet)



DITE MOI COMENT JE CRAIE UNE ADRESSE
ET DEPECHER VOUS C TRE URGENT



-- 


Claude Dupont


Grand Responsable du departement production de GrosseSociete.Com


18 rue du Grand Borné
2eme Etage
Bureau 28
Porte Gauche en face de l'ascenseur
978454 Trifouilly les oies
France

Telephone:                 01 23 45 56 78 90
Fax:                       01 23 45 56 78 91
Portable:                  01 23 45 56 78 92
Télephone de voiture:      01 23 45 56 78 93
Secretaire:                01 23 45 56 78 94
En cas d'absence:        01 23 45 56 78 95

***********************************************************************************************

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Le papier est un produit recyclable. Recyclons le papier.


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Pensez à l'environnement avant d'imprimer ce message

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Sauvez un arbre, manger un castor !

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No virus found in this incoming message.

Checked by XXX Free Edition.


Version: 7.5.467 / Virus Database: 269.6.2/784 - Release Date: 01/05/2001 14:57

***********************************************************************************************
Ce message et toutes les pièces jointes sont confidentiels et établis à l'intention exclusive 
de son ou ses destinataires. Si vous avez reçu ce message par erreur, merci d'en avertir
immédiatement l'émetteur et de détruire le message. Toute modification, édition, utilisation ou
diffusion non autorisée est interdite. L'émetteur décline toute responsabilité au titre de ce
message s'il a été modifié, déformé, falsifié, infecté par un virus ou encore édité ou diffusé
sans autorisation.


This message and any attachments are confidential and intended for the named addressee(s) only.
If you have received this message in error, please notify immediately the sender, then delete
the message. Any unauthorized modification, edition, use or dissemination is prohibited.
The sender does not be liable for this message if it has been modified, altered, falsified,
infected by a virus or even edited or disseminated without authorization.
***********************************************************************************************

Celà semble impossible de recevoir un tel message, non ? Et pourtant ce message est une compilation de messages réellements recus !

Dans quel format envoyer mon message ?

Le mieux est de l'envoyer dans le format le plus simple afin de permettre à votre correspondant de lire facilement votre email.

Le format html est vivement déconseillé: son affichage dépend du logiciel de votre correspondant et il ne verra donc pas forcement ce que vous lui avez envoyé de la facon dont vous le pensez.

Pensez également à ceux de vos correspondants qui consultent leurs mails sur un téléphone portable: envoyer un "papier peint" et vos 3 logos ne peut que rendre la lisibilité aléatoire. Or le plus important est ce que vous écrivez et non le papier-peint, n'est-ce pas ?

De plus, ajouter des éléments inutiles alourdit le message (et donc coute plus cher et met plus de temps pour notre fameux correspondant équipé d'un téléphone portable) et peut même le faire classifier comme spam.

Comment répondre ?

Afin de faciliter la lecture et la compréhension de votre correspondant, il est d'usage de répondre en dessous du message d'origine ou de ses parties.

Exemple: si vous recevez ce message:

Date: Thu, 10 Apr 2003 14:21:09 -0400
From: "Joe Manager" <manager@example.com>
To: "Tom Worker" <worker@example.com>
Subject: Quelques questions

Tom,

Quelques questions auxquelles vous saurez sans doute répondre:

Pouvez vous me donner le nombre de nos ventes en france le mois 
dernier ?

Et également à l'international.

Autre point: nous devons planifier une réunion avec notre representant
regional qui sera en en ville toute la semaine prochaine. Est-ce que 
mardi à 9h30 vous conviendrait ?

Une autre réunion à planifier est  avec le responsable production 
qui est inquiet de l'impact de nos promotions sur son planning.
Etes vous libre mercredi à 14h30 pour le rencontrer ?

Enfin, je finalise le mémo dont nous avons parlé la semaine 
dernière; je vous en ferais parvenir une copie dès qu'il est 
prêt.

[200 lines of bureaucrap are inserted at this point]


-- 
Joe Manager
Department Head, Sales and Marketing
Example, Inc.

NOTICE:  Our lawyers insisted that we append this silly 
disclaimer to all our messages indicating stuff like that all 
messages are confidential and not to be read by anybody except 
the intended recipient, except that this gets appended to 
postings by our employees to public mailing lists too, where it's 
totally ridiculous, and anyway, it's at the end of the message 
where you've probably already read it, intended or not, by the 
time you see the disclaimer.  But we pay our lawyers big bucks, 
so we do what they say, however ridiculous it may be.
[25 more lines of legalese inserted here]

La réponse ci-dessous ne facilite pas la compréhension et prete à confusion: quels chiffres sont les ventes france et international, quel rendez vous est confirmé, etc

Date: Thu, 10 Apr 2003 15:02:14 -0400
From: "Tom Worker" <worker@example.com>
To: "Joe Manager" <manager@example.com>
Subject: Re: Quelques questions

Joe,

20 413; c'est 5% de plus que le mois précédent.

18 498; c'est 10% de moins que le mois précedent, sans doute due à 
la grippe H1N1.

Parfait. J'y serais !

Désolé, je suis pris ce jour là. Est-il possible de remettre celà à 
jeudi, 14h30 ?

Merci pour cette information!

Tom

> Date: Thu, 10 Apr 2003 14:21:09 -0400
> From: "Joe Manager" <manager@example.com>
> To: "Tom Worker" <worker@example.com>
> Subject: Quelques questions
> 
> Tom,
> 
> Quelques questions auxquelles vous saurez sans doute répondre:
> 
> Pouvez vous me donner le nombre de nos ventes en france le mois 
> dernier ?
> 
> Et également à l'international.
> 
> Autre point: nous devons planifier une réunion avec notre 
> representant regional qui sera en en ville toute la semaine 
> prochaine. Est-ce que mardi à 9h30 vous conviendrait ?
> 
> Une autre réunion à planifier est avec le responsable production 
> qui est inquiet de l'impact de nos promotions sur son planning.
> Etes vous libre mercredi à 14h30 pour le rencontrer ?
> 
> Enfin, je finalise le mémo dont nous avons parlé la semaine dernière; 
> je vous en ferais parvenir une copie dès qu'il est prêt.
> 
> [200 lines of bureaucrap are inserted at this point]
> 
> 
> -- 
> Joe Manager
> Department Head, Sales and Marketing
> Example, Inc.
> 
> NOTICE:  Our lawyers insisted that we append this silly 
> disclaimer to all our messages indicating stuff like that all 
> messages are confidential and not to be read by anybody except 
> the intended recipient, except that this gets appended to 
> postings by our employees to public mailing lists too, where it's 
> totally ridiculous, and anyway, it's at the end of the message 
> where you've probably already read it, intended or not, by the 
> time you see the disclaimer.  But we pay our lawyers big bucks, 
> so we do what they say, however ridiculous it may be.
> [25 more lines of legalese inserted here]

Alors que celle ci est claire:

Date: Thu, 10 Apr 2003 15:02:14 -0400
From: "Tom Worker" <worker@example.com>
To: "Joe Manager" <manager@example.com>
Subject: Re: Quelques questions

Joe,


> Pouvez vous me donner le nombre de nos ventes en france le mois dernier
> last month?

20 413; c'est 5% de plus que le mois précédent.


> Et également à l'international.

18 498; c'est 10% de moins que le mois précedent, sans doute due à 
la grippe H1N1.


> Autre point: nous devons planifier une 
> réunion avec notre representant regional qui sera en en ville toute 
> la semaine prochaine. Est-ce que mardi à 9h30 vous conviendrait ?


Parfait. J'y serais !


> Une autre réunion à planifier est  
> avec le responsable production, qui est inquiet de l'impact 
> de nos promotions sur son planning.
> Etes vous libre mercredi à 14h30 pour le rencontrer ?


Désolé, je suis pris ce jour là. Est-il possible de remettre celà à 
jeudi, 14h30 ?


> Enfin, je finalise le mémo dont 
> nous avons parlé la semaine dernière; je vous en ferais 
> parvenir une copie dès qu'il est prêt.


Merci pour cette information!

Tom

-- 
Tom Worker
Assistant Grunt, Sales Department
Example, Inc.

NOTICE:  Our lawyers insisted that we append this silly
[33 more lines of legalese inserted here]

Le syndrome "mes réponses en rouge"

Bannissez également le format html accompagné d'un "mes réponses en rouge ci-dessous": vous risquez d'envoyer cela:

Date: Thu, 10 Apr 2003 15:21:09 -0400
From: "Tom Worker" <worker@example.com>
To: "Joe Manager" <manager@example.com>
Subject: Quelques questions

Joe, 

Mes réponses en rouge.

Tom.

> Date: Thu, 10 Apr 2003 14:21:09 -0400
> From: "Joe Manager" <manager@example.com>
> To: "Tom Worker" <worker@example.com>
> Subject: Quelques questions
> 
> Tom,
> 
> Pouvez vous me donner le nom du clientSociété Y, son emailinfo@societey.comet son 
> téléphone01 1234 5678?
> 
> -- 
> Joe Manager
> Department Head, Sales and Marketing
> Example, Inc.
> 
> NOTICE:  Our lawyers insisted that we append this silly 
> disclaimer to all our messages indicating stuff like that all 
> messages are confidential and not to be read by anybody except 
> the intended recipient, except that this gets appended to 
> postings by our employees to public mailing lists too, where it's 
> totally ridiculous, and anyway, it's at the end of the message 
> where you've probably already read it, intended or not, by the 
> time you see the disclaimer.  But we pay our lawyers big bucks, 
> so we do what they say, however ridiculous it may be.
> [25 more lines of legalese inserted here]

mais votre correspondant verra ceci:

Date: Thu, 10 Apr 2003 15:21:09 -0400
From: "Tom Worker" <worker@example.com>
To: "Joe Manager" <manager@example.com>
Subject: Quelques questions

fonbbeigeVERDANA12Joe, 



Mes réponses en rouge.





Tom.





> Date: Thu, 10 Apr 2003 14:21:09 -0400
> From: "Joe Manager" <manager@example.com>
> To: "Tom Worker" <worker@example.com>
> Subject: Quelques questions
> 
> Tom,
> 
> Pouvez vous me donner le nom du clientSociété Y, son emailinfo@societey.comet son 
> téléphone01 1234 5678?
> 
> -- 
> Joe Manager
> Department Head, Sales and Marketing
> Example, Inc.
> 
> NOTICE:  Our lawyers insisted that we append this silly 
> disclaimer to all our messages indicating stuff like that all 
> messages are confidential and not to be read by anybody except 
> the intended recipient, except that this gets appended to 
> postings by our employees to public mailing lists too, where it's 
> totally ridiculous, and anyway, it's at the end of the message 
> where you've probably already read it, intended or not, by the 
> time you see the disclaimer.  But we pay our lawyers big bucks, 
> so we do what they say, however ridiculous it may be.
> [25 more lines of legalese inserted here]

Très désagréable, non ? Et pire encore si le message est long et qu'il faut rechercher ou diable l'emeteur a-t-il bien pu mettre son texte !

Les pièces jointes

Encore une fois, pensez à votre correspondant ! Quel est l'interêt de lui envoyer un document au format Microsoft Word derniere version pour lui faire passer une copie d'écran ? Dans bien des cas, il sera bien en peine de lire votre document parce qu'il a une version de Word plus ancienne, parce qu'il lit ses mails sur son mobile, parce qu'il n'a pas Microsoft Word mais utilise Open Office, etc, etc... Utilisez: JPEG ou PNG pour les images, PDF pour des documents à visualiser ou à imprimer,...

Avant d'envoyer vos pièces jointes, vérifier leurs tailles: votre correspondant risque de ne pas apprécier de recevoir des mails de 20 ou 30 Mo dans sa boite aux lettres (s'il les recoit car au delà de 5Mo ou 10Mo les emails seront probablement rejeté par les serveurs).

Les messages d'erreur

Prenez le temps de les lire, en général ils indiquent un problème lors de l'envoi de votre message. Si vous ne les lisez pas, vous ne saurez pas que untel n'a pas reçu votre message

Le mot de la fin

Si vous voulez être compris par votre correspondant, il faut faire un minimum d'effort pour organiser votre message et vos idées:

Références: